支払申請を例に解説！会社の管理職はどうすれば役割を果たせるか

コスパ村のあんぱんです。

4社総務経験のうち2社で管理職をしてきました。

この記事は

「会社で管理職になったので部のコスパを上げて期待に応えたいけど、部内管理って何をどうすれば良いか全くやる事がわからない」

という方向けの記事です。

結論、「どんな人がやっても物が強制的に整理されて蓄積されていってしまう仕事の運用を作る」です。

以下、詳述します。

管理の基本は「物」の整理。

物が整理できていない人は、何がどこにあるかわからず自分の「仕事」を管理できません。

自分の仕事を管理できない人は、（今回部内の話なので）部下である他人という「人」の仕事を管理できるわけがありません。

管理の対象は「物」「仕事」「人」である、というのが現時点での私の仮説です。

ですので、「どんな人がやっても」「物が強制的に整理されて蓄積されていってしまう」「仕事の運用」を作るのが、コスパの良い部内管理になります。

ここで言う「物」には、お金やデータも含みます。

では、「支払申請という仕事を、メンバーのどの人がやっても、経費という物の整理が強制的に蓄積されていってしまう運用づくり」を例に解説します。

会社では、電話代、コピー用紙代、家賃の賃料、メンバーの給料など、色々な支払いが日々生じます。

大きな会社は別として支払申請をシステム化できている中小企業はまだ少ないでしょうし、そもそもあくまでも例なので紙での運用を行っている前提で話を続けましょう。

管理職が会社から最低限求められているのは、メンバーに書かせた支払申請書の内容を確認し、そこにサインや押印をして、使用した領収書や請求書を添付し、メンバーから経理に提出させる。それだけです。

ただ経理にとっては「支払申請書と請求書をセットに受け取る」という一旦の結果は同じでも、その管理職のとる運用によって部としてのコスパにどんどん差が開いていきます。

こんな表のふうに。↓

Ｇｏｏｇｌｅドライブのスプレッドシートを使っても良いと思います。

分析は予算実績だけでなく、支払申請書と請求書をセットしてＰＤＦにしてそれにデータベース番号を振っておけばコストダウンの際に絶大な力を発揮します。

一度作るのは手間ですが、一度作ってしまえば効果は永続。会社がきちんと用意してあげれば会社全体のコスパがＵＰします。

データベースがあれば、前月までの正しい情報をコピペして使えば良いだけですので、経理にとっても同じ質問を100人の会社で100人から毎月聞かれなくてすみます。

申請書のデータベース項目は、「申請者」「申請日」「支払先」「税抜金額」「税金額」「内容」「備考欄」で十分でしょう。

どうせ同じ一回を記載する手間は避けられないのであれば、そのデータ情報が強制的にデータベースとして蓄積されるような運用をエクセルで作ってしまえば、だれもが前回の情報を参考に見て同じように画一的処理する整然としたデータからさらなるコスパが蓄積されていきます。

このように、データという物の整理ができているとコスパ良く分析ができます。更にコストダウンなどのコスパを生み出す事もできるため、コスパがコスパに蓄積されて今度はそれがずっと続く体制になります。

コスパ村は、従業員としてはたらく事や管理職としてはたらく事を決して全肯定するものではありません。コスパ村の読者のタイプのような方は早く自営しましょう。ただ、生存する為ギリギリのお金をもらいながら一時的に仕事を勉強するのには会社もまあまあ良い場だと思っております。

お役立ち情報ゼロからスタートなコスパ村もとにかく蓄積をし、必要な方にはこんなエクセルくらい使って頂けるようにアップできる所まで早く到達したいなと思っております。不甲斐なくて申し訳ありません。

今は全く先が見えない相当な先の未来になりそうですが、しっかり温かくお見守りくださいますと幸いでございます。